Adatkezelési
Tájékoztató

1Az Adatkezelő Adatai

2Az Adatkezelés Jogalapja

Az adatkezelés jogalapja:

• GDPR 6. cikk (1) bek. e) pont – közérdekű feladat teljesítése, az épületek energetikai jellemzőinek tanúsításáról szóló 176/2008. (VI. 30.) Korm. rendelet alapján
• GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont – a szerződés teljesítésének szükségessége
• GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont – jogi kötelezettség teljesítése

3Az Adatkezelés Célja

• Energetikai tanúsítás megrendelésének feldolgozása – a megrendelésből adódó szerződés teljesítése
• Energetikai tanúsítvány elkészítése és kiadása – az ingatlan energetikai jellemzőinek tanúsítása
• Számlázás és pénzügyi követés – a szolgáltatásnyújtás ellenértékének felszámítása
• Ügyfélszolgálat és kapcsolattartás – a megrendeléssel kapcsolatos kommunikáció
• Jogszabályi kötelezettségek teljesítése – az energetikai tanúsító rendszernek történő adatszolgáltatás
• Archíválás és nyilvántartás – az adatkezelő nyilvántartási és jogi kötelezettségei teljesítése

4Az Adatkezelés során Kezelt Személyes Adatok Köre

4.1 Az Ügyfél Adatai

Adatkategória	Jellegzetes tartalom
Azonosítási adatok	Vezetéknév, keresztnév, születési név, születési dátum
Lakcím adatok	Lakcím, tartózkodási hely, levelezési cím
Kapcsolattartási adatok	E-mail cím, telefonszám, faxszám
Céginformáció	Gazdálkodó szervezet neve, képviselő neve, ügyvezető adatai (jogi személy ügyfelek esetén)
Számlázási adatok	Adószám, védelmi jelzések, bankszámlaszám (szükség szerinti)
Szerződéses adatok	Megrendelés részletei, szolgáltatási megállapodás

4.2 Az Ingatlan Adatai

• Az ingatlan címe, helyrajzi száma
• Az ingatlan típusa és főbb műszaki jellemzői
• Az energetikai berendezések típusa és paraméterei
• Fűtési, hűtési, használati melegvíz-ellátó és szellőztetési rendszer adatai
• Az energetikai tanúsítványban szereplő adatok

4.3 Fényképek és Vizuális Dokumentáció

• Az ingatlan belső és külső fotódokumentációja
• Berendezéseket ábrázoló fényképek
• Egyéb a tanúsítványhoz szükséges vizuális adatok

5Az Adatfeldolgozás Időtartama

Adatkategória	Tárolási időtartam
Energetikai tanúsítvány és megrendeléshez kapcsolódó adatok	A tanúsítvány kiállítástól számított 10 év, vagy a jogszabályi kötelezettség alatt szükséges ideig
Számla és számlázási adatok	Adóhatósági jogszabályok szerint (általában 8 év a számla kiállítástól)
Ügyfélkapcsolati adatok (e-mail, telefon)	A szerződés teljesítéséig, vagy az ügyfélviszony befejezésétől számított 2 év
Jogszabályi felhatalmazáson alapuló adatkezelés	A jogszabály által előírt ideig
Marketing célú adatkezelés	Az ügyfél visszavonó nyilatkozatáig

Az adatkezelés befejezésével az adatokat töröljük vagy megsemmisítjük, hacsak jogszabály eltérő megőrzési időt nem ír elő.

6Az Adatok Forrása

• Az ügyfél által közvetlenül szolgáltatott adatok (megrendelési lap, e-mail, telefon)
• Az ügyfél által az ingatlanról megadott műszaki jellemzők
• Az ingatlan-nyilvántartásból, kataszteri információkból
• Az energetikai tanúsító rendszer
• Az ügyfél által készített vagy rendelkezésre bocsátott fényképek, dokumentáció

7Az Adatok Címzettjei

Címzett	Indoklás
Energetikai tanúsító nyilvántartási rendszer	Jogszabályi kötelezettség, szövetségi nyilvántartás
Ügyfél számlázási partner (szállító)	Szállítói számlaadatok kezelése
Könyvelő, adótanácsadó	Finanszírozási és adóbevallási kötelezettségek
Hatóságok, bíróságok	Ha jogszabályi kötelezettség vagy jogsérelem elhárítása szükséges
Postai és szállítási szolgáltatók	Az energetikai tanúsítvány fizikai továbbítása
Informatikai rendszerszolgáltató	Az adatok biztonságos tárolása és feldolgozása

Az adatkezelő az adatok harmadik féleknek történő továbbítása során biztosítja az adatok megfelelő szintű védelmet.

8Adatfeldolgozók

Adatfeldolgozó	Tevékenysége
Könyvelő / könyvelőiroda	Számlázás, pénzügyi nyilvántartás feldolgozása
IT szolgáltató	Informatikai infrastruktúra üzemeltetése
Posta / szállítmányozás	Az energetikai tanúsítvány fizikai szállítása

Az adatfeldolgozók az adatkezelő utasításai alapján, adatfeldolgozási szerződéssel szabályozva végzik tevékenységüket.

9Adatbiztonság és Adatvédelmi Intézkedések

• Fizikai védelem: Az adatokat tartalmazó dokumentumok biztonságos helyen, zárt helyiségben kerülnek tárolásra
• Informatikai védelem: Szoftveres védelmi rendszerek, tűzfal, vírusvédelem
• Szervezeti intézkedések: Hozzáférési jogok korlátozása, szükséges képzés
• Adatmentés: Rendszeres adatmentési eljárások
• Titoktartási kötelezettség: Az adatkezelő és munkatársai titoktartási kötelezettségre vannak felkérve

10Az Érintett Jogai

10.1 Hozzáférés joga (GDPR 15. cikk)

Az érintett írásban tájékoztatást kérhet arról, hogy személyes adatait kezeli-e az adatkezelő, és ha igen: milyen adatokat, milyen céllal, milyen jogalapon, kik a címzettek, mennyi ideig tárolják, és milyen jogai vannak.

10.2 Helyesbítés joga (GDPR 16. cikk)

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőnél kérje pontatlan személyes adatainak helyesbítését.

10.3 Törlés joga (GDPR 17. cikk – „Elfelejttetéshez való jog")

Az érintett bizonyos feltételek alatt kérheti személyes adatainak törlését, különösen ha az adatok az adatkezelés céljához képest már nem szükségesek, az érintett visszavonja hozzájárulását, vagy az adatkezelés jogalaptalan. Az adatkezelő azonban nem törölheti az adatokat, ha azok jogszabály által előírt vagy szerződéses kötelezettség teljesítéséhez szükségesek.

10.4 Az adatkezelés korlátozása (GDPR 18. cikk)

Az érintett kérheti az adatkezelés korlátozását, ha vitatja az adatok helyességét, az adatkezelés jogalaptalan (de törlést nem kér), az adatkezelőnek már nincs szüksége az adatokra, vagy az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen.

10.5 Adathordozhatóság (GDPR 20. cikk)

Az érintett kérheti, hogy személyes adatait közölt, géppel olvasható formátumban (pl. PDF, CSV) megkapja.

10.6 Tiltakozás joga (GDPR 21. cikk)

Az érintett tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha az közérdekű feladat teljesítésén alapul, vagy közvetlen marketing célú adatkezelés esetén.

10.7 Az érintett jogainak gyakorlása

Az érintett jogait az alábbi módokon gyakorolhatja (az adatkezelő 30 napon belül köteles válaszolni):

11Panaszjog

Az érintett jogosult arra, hogy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH) panaszt tegyen, ha úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése jogellenes.

12Alapértelmezett Hozzájárulás és Visszavonás

Amennyiben az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, az érintett a hozzájárulást bármikor visszavonhatja. A visszavonás azonban nincsen hatással a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségére.

13Automatizált Döntéshozatal és Profilalkotás

Az adatkezelő az érintett személyes adatai alapján nem végez profilalkotást és nem hoz automatizált döntéseket, amelyek az érintettre jelentős jogi vagy hasonló hatással járnának.

14Adatok Harmadik Országba Történő Továbbítása

Az adatkezelő az érintett személyes adatait harmadik (EU/EGT-n kívüli) országba nem továbbítja.

15Gyermekek Adatainak Kezelése

Az adatkezelő 16. életéven aluli gyermekek adatait nem kezeli közvetlenül. Amennyiben a szülő vagy törvényes képviselő az energetikai tanúsítást megrendeli, szülői/gondnoki hozzájárulás szükséges.

16A Tájékoztató Módosítása

Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy a tájékoztatót módosítsa. A módosításokat e-mail listán történő értesítés útján, vagy az adatkezelő honlapján való közzététellel teszi közhírré.